Questo corso si basa sui principi esposti da David Allen nel suo libro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Allen è considerato uno dei maggiori esperti di produttività personale, con trent’anni di esperienza raccolti in questa guida.
Modulo 1: L’Origine dello Stress e la “Mente come l’acqua”
Il Paradosso Moderno
Oggi viviamo un paradosso: la qualità della vita è migliorata, ma siamo più stressati perché ci sobbarchiamo più incombenze di quelle che riusciamo a gestire. Questo accade per diversi motivi:
I confini del lavoro sono diventati labili rispetto al passato.
Le nuove tecnologie di comunicazione ci portano a essere “sempre connessi”, che spesso si traduce in “essere sempre al lavoro”.
Riceviamo una quantità di input di gran lunga superiore a quella delle generazioni precedenti.
I vecchi sistemi di gestione del tempo non bastano più. I troppi impegni non ci permettono di concentrarci sugli obiettivi ad ampio respiro e creano una forte resistenza inconscia.
L’Obiettivo: Una mente come l’acqua
L’obiettivo del metodo è raggiungere uno stato che nel karate viene definito “avere la mente come l’acqua”.
Se lanci un sassolino in uno stagno, l’acqua reagisce in modo appropriato alla forza e alla massa dell’oggetto, per poi tornare alla calma.
Dobbiamo imparare a reagire esattamente per quanto è necessario, tornando velocemente allo stato di quiete.
Il nemico principale di questo stato di quiete sono gli “impegni interiori”, ovvero le cose lasciate in sospeso nella nostra mente (i “dovrei”, “potrei”, “vorrei”) che generano frustrazione e stress. Come ricorda l’autore: “Un buon modo per recuperare energie è chiudere alcune delle vostre questioni in sospeso”.
Modulo 2: La Pianificazione Orizzontale (I 5 Passi)
La pianificazione orizzontale serve per gestire la maggior parte delle situazioni quotidiane. Si compone di cinque passaggi fondamentali:
Intercettare: È necessario raccogliere tutto ciò che richiede attenzione in contenitori esterni alla mente (supporti cartacei, email, ecc.). L’obiettivo è non sentire più la voce interiore che ricorda di fare le cose.
Chiarire: Bisogna svuotare il contenitore esaminando un elemento alla volta per decidere se cestinarlo, salvarlo (per il futuro) o archiviarlo (come informazione utile).
Organizzare: Si utilizza un calendario semplificato che contiene solo azioni specifiche da fare in momenti specifici, non liste infinite di incombenze.
Riflettere: Consiste nel valutare se le azioni intraprese portano nella direzione giusta rispetto ai propri obiettivi. Il passaggio cruciale è la revisione settimanale, che serve per aggiornare il sistema e scremare il contenitore.
Agire: Passare all’azione concreta.
Modulo 3: Il Modello a 4 Criteri per Agire
Poiché le cose da fare saranno sempre più di quelle che possiamo effettivamente svolgere e possiamo fare solo una cosa alla volta, dobbiamo selezionare le azioni in base a quattro criteri:
Contesto: Chiediti cosa puoi fare nel luogo in cui ti trovi e con gli strumenti che hai a disposizione. Esempio: Puoi usare il telefono? Sei in un negozio?.
Tempo: Valuta quanto tempo hai. Crea categorie come “Meno di cinque minuti” per sfruttare i piccoli ritagli di tempo.
Energia: Valuta la tua lucidità. Dopo una giornata faticosa, non sei nelle condizioni per chiedere un aumento, ma puoi fare cose semplici come riordinare la scrivania.
Priorità: Chiediti, tra tutte le alternative, qual è la cosa più importante da fare in questo preciso momento.
Modulo 4: La Pianificazione Verticale (Naturale)
A volte serve un controllo più rigoroso su un progetto specifico o su un problema grave. In questi casi si usa la pianificazione verticale, che ricalca i passi che il cervello compie naturalmente:
Definire lo scopo: Partire dal “perché” si fa una cosa.
Principi: Stabilire i confini e le regole (es. “purché stiano nel budget”).
Visualizzare il traguardo: Avere in mente un’immagine chiara del risultato finale di successo.
Vagliare le possibili soluzioni: Lasciare che le idee si presentino per colmare il divario tra la realtà e l’obiettivo.
Organizzare: Identificare i piccoli traguardi e pianificarli nel tempo.
Azioni successive: Stabilire chi fa cosa per avviare le attività.
Come sottolinea Allen: “Riflettere su un lavoro prima di svolgerlo aumenta le probabilità di successo, permette di essere più efficaci e aiuta a risparmiare tempo ed energia”.
APPROFONDIMENTO
Modulo 1: L’Origine dello Stress e la “Mente come l’acqua”
Il primo passo per gestire lo stress è comprenderne la fonte. Nel mondo odierno, i confini del nostro lavoro sono diventati molto labili. A differenza del passato, in cui era evidente quando un compito manuale era terminato, oggi le informazioni continuano ad arrivare nel tempo, richiedendo aggiornamenti costanti.
I tradizionali sistemi di gestione del tempo falliscono per due motivi principali:
I troppi impegni quotidiani ci impediscono di concentrarci sugli obiettivi a lungo termine.
I sistemi inefficaci di organizzazione personale generano una forte resistenza a livello inconscio.
Per contrastare questo sovraccarico, Allen introduce il concetto di “mente come l’acqua”, un’espressione presa in prestito dal karate per definire uno stato di perfetta prontezza.
Se lanciate un sassolino in uno stagno, l’acqua reagisce in modo del tutto appropriato alla forza e alla massa dell’oggetto, per poi tornare alla calma.
Allo stesso modo, non dobbiamo reagire né in modo eccessivo né insufficiente agli stimoli.
La frustrazione nasce dagli “impegni interiori”, ovvero tutte quelle cose lasciate in una situazione di stallo nella nostra mente (i continui “dovrei”, “potrei”, “vorrei”) che ci tengono sotto pressione 24 ore su 24. Per liberare l’attenzione, dobbiamo stabilire cosa significhi “fatto” (il traguardo) e cosa significhi “fare” (le azioni da compiere).
Modulo 2: La Pianificazione Orizzontale (I 5 Passi)
La pianificazione orizzontale ci serve per gestire la moltitudine di incombenze nella maggior parte delle situazioni. Si articola in cinque passaggi:
Intercettare: Bisogna raccogliere tutto ciò che richiede attenzione in “contenitori” esterni alla mente, che siano fisici, cartacei, audio o digitali come le email. L’obiettivo è zittire la voce interiore che ci ricorda continuamente le cose da fare.
Chiarire: I contenitori vanno svuotati regolarmente esaminando un elemento alla volta. Le opzioni sono tre: cestinare (se non serve più), salvare (se forse bisognerà occuparsene in futuro) o archiviare (se è un’informazione utile).
Organizzare: Dimenticate le infinite liste quotidiane; utilizzate un calendario semplificato su cui segnare solo azioni specifiche da compiere in momenti specifici (ad esempio, chiamare un amico in un determinato giorno).
Riflettere: Valutate se le azioni che state intraprendendo sono in linea con i vostri valori e obiettivi generali. Un passaggio chiave è la revisione settimanale: un appuntamento fisso di circa 2 ore per aggiornare il sistema, scremare i contenitori e ridefinire le liste.
Agire: Mettere in pratica le decisioni prese.
Modulo 3: Il Modello a 4 Criteri per Agire
Poiché le cose da fare supereranno sempre quelle che possiamo materialmente completare, e poiché possiamo fare solo una cosa alla volta, la scelta dell’azione da compiere deve passare attraverso un filtro di quattro criteri:
Contesto: Valutate cosa potete fare nel luogo fisico in cui vi trovate e con gli strumenti che avete. Se siete in un negozio, potete comprare qualcosa che vi serve; se avete solo il telefono, potete fare delle chiamate.
Tempo: Non riempite le liste solo di cose complesse. Create categorie come “Meno di cinque minuti” o “Cervello a riposo” per sfruttare i piccoli ritagli di tempo e ottenere piccole vittorie immediate.
Energia: Assecondate il vostro stato psicofisico. Dopo una giornata faticosa o una trasferta, evitate di affrontare questioni delicate con il capo o con il coniuge. Dedicatevi piuttosto a compiti semplici come riordinare la scrivania o portare l’auto a lavare.
Priorità: Dopo aver filtrato per contesto, tempo ed energia, chiedetevi semplicemente: “Fra tutte le alternative possibili, qual è la cosa più importante da fare in questo preciso momento?”.
Modulo 4: La Pianificazione Verticale (Naturale)
Se la pianificazione orizzontale vi dà stabilità, l’attenzione verticale serve per avere un controllo puntuale su progetti specifici o problemi gravi. Questo metodo ripercorre esattamente i passi che il cervello compie naturalmente per eseguire compiti fisici:
Definire lo scopo: Chiedetevi “perché” state facendo qualcosa. Questo determina i criteri decisionali e aiuta a mettere in ordine le risorse.
Principi: Fissate i paletti completando la frase: “Darei ad altri carta bianca su questa cosa, purché...” (ad esempio: purché stiano nel budget o rendano soddisfatti i clienti).
Visualizzare il traguardo: Createvi un’immagine mentale chiara di come sarà il progetto una volta completato con successo.
Vagliare le possibili soluzioni: Lasciate che la mente proponga idee (grandi, piccole, buone o meno buone) per colmare la distanza tra la realtà attuale e il traguardo visualizzato.
Organizzare: Identificate i piccoli traguardi del progetto e sistemateli lungo una linea del tempo.
Azioni successive: Stabilite di quali risorse umane o materiali c’è bisogno per far partire concretamente le attività.
Come ricorda il testo, esistono due grandi problemi: sapere cosa si vuole ma non come ottenerlo, oppure non sapere affatto cosa si vuole. Questo metodo aiuta a risolvere entrambi.
SCHEMA PRATICO: LA REVISIONE SETTIMANALE
La Revisione Settimanale è il vero cuore pulsante del metodo: è il momento in cui riprendi il controllo e ti assicuri che la tua “mente come l’acqua” rimanga limpida. L’autore sottolinea infatti che questa attività deve essere svolta con regolarità e precisione.
All’inizio potrebbe sembrarti impegnativo dover trovare le 2 ore necessarie, ma i vantaggi saranno così evidenti che diventerà un vero e proprio bisogno.
Ecco uno schema pratico in 4 fasi, basato sui principi del testo, per impostare la tua prima revisione:
Preparazione: Il Set-up
Blocca il tempo: Fissa 2 ore sul tuo calendario (molti preferiscono il venerdì pomeriggio o la domenica mattina).
Isolati: Trova un luogo tranquillo, senza distrazioni, e tieni a portata di mano i tuoi “contenitori in entrata” (vaschette per la carta, app per le note, casella email).
Fase 1: Svuotare la mente e il contenitore “in entrata”
Il primo passo consiste nello scremare tutto ciò che si è accumulato.
Svuotare la mente: Fai un rapido “brain dump”. Scrivi su un foglio tutti i “dovrei”, “potrei”, “vorrei” che ti ronzano in testa e che non hai ancora intercettato. Mettili nel contenitore.
Esaminare a uno a uno: Prendi ogni elemento dal tuo contenitore in entrata ed esaminalo.
Decidere l’azione: Scegli rigorosamente tra tre opzioni:
Cestinare: Se è un’informazione o una nota che non serve più.
Salvare: Se non richiede azioni immediate ma potrebbe servire in futuro.
Archiviare: Se è un’informazione potenzialmente utile da conservare.
Fase 2: Aggiornare il calendario
Il tuo calendario deve essere uno strumento affidabile, non una lista di speranze.
Guarda al passato: Controlla le scorse settimane per intercettare eventuali impegni non portati a termine o informazioni da recuperare.
Guarda al futuro: Aggiorna il calendario semplificato inserendo soltanto azioni specifiche da fare in momenti specifici (es. una telefonata importante a un’ora precisa).
Fase 3: Ridefinire le liste
Questo è il momento in cui ordini le tue azioni in base al famoso modello a 4 criteri (Contesto, Tempo, Energia, Priorità).
Ridefinire e aggiornare: Controlla le tue liste delle azioni. Cancella ciò che hai già completato.
Aggiungere informazioni: Arricchisci le descrizioni dove possibile , assicurandoti che ogni voce sia un’azione chiara (cosa significa “fare”) orientata a un traguardo (cosa significa “fatto”).
Categorizzare: Assicurati di avere azioni inserite in liste furbe, come “Cervello a riposo” o “Meno di cinque minuti”, per sfruttare i momenti di stanchezza o i piccoli buchi di tempo.
Fase 4: Revisionare i progetti (L’intero sistema)
Visione d’insieme: Usa l’attenzione verticale per fare il punto sui progetti più complessi.
Azioni successive: Assicurati che ogni singolo progetto aperto abbia almeno una “azione successiva” chiara e definita per portarlo avanti. Se non c’è, decidi subito quale sarà il prossimo passo e aggiungilo alle tue liste.
ESERCIZIO: SVUOTARE LA MENTE
L’obiettivo di questa fase è “intercettare” tutto quello che richiede la tua attenzione e trasferirlo in un “contenitore” esterno alla tua mente. Non devi preoccuparti di come risolverai queste cose, l’importante è tirare fuori tutti quei “dovrei”, “potrei” e “vorrei” che ti tengono sotto pressione 24 ore su 24.
Prendi un foglio, apri un blocco note sul telefono, oppure usa direttamente questa chat. Per aiutarti a far emergere i pensieri, prova a scorrere mentalmente queste categorie e scrivi di getto:
Lavoro o Studio: C’è un’email a cui devi ancora rispondere? Un progetto che è rimasto a metà? Devi fare una telefonata a un collega o a un cliente?
Casa e Questioni Pratiche: Ci sono bollettini da pagare? Qualcosa che devi acquistare la prossima volta che sei in un negozio? Devi portare a lavare l’auto o rimettere in ordine la scrivania?
Relazioni: C’è un amico che dovresti chiamare per chiedergli come sta o per incoraggiarlo prima di un momento difficile? Oppure un argomento delicato che devi affrontare con il tuo partner?
Il tuo compito ora: Scrivi tutto quello che ti viene in mente, dal compito più piccolo a quello più grande. Lascia scorrere i pensieri senza giudicarli.
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